Useimmat yritykset maksavat tietämättään CRM-järjestelmästään tuhansia euroja liikaa. Tässä asiantuntijan näkemys siitä, miten CRM auditointi voi muuttaa näkymättömän rahareiän jopa kymmenien prosentin lisenssisäästöksi.
Miksi CRM-kulut karkaavat käsistä?
CRM-järjestelmä on modernin B2B-liiketoiminnan kriittinen taustajärjestelmä. Sen tulisi toimia myynnin, markkinoinnin ja asiakaspalvelun liiketoimintojen ytimenä kokoamassa myyntitoiminnan, markkinointitoiminnot ja palvelutoiminnot yhteen elinkaaren hallintaan.
Todellisuus on liian usein se, että CRM:ää käytetään, koska se nähdään yrityksen valuaation todistajana. CRM:n hallinta lipsuu, eikä se enää palvele yrityksen kehittyviä ydinprosesseja ja muuttuvia asiakastoimintoja. Esimerkiksi ideaalin asiakasprofiilin muutos ja sitä myöten suuret muutokset asiakaspolkuun jäävä liian usein toteutumatta ydinjärjestelmiin, jolloin CRM:stä tulee kallis rahareikä, jota myyjät inhoavat. Näin tapahtuessa CRM ei enää heijastele todellisuutta.
Lisäksi ongelmana ovat turhat lisenssit, päällekkäiset tai käyttämättömät ominaisuudet sekä yrityksen kokoon nähden väärin mitoitettu paketointi. Tämä johtaa tilanteeseen, jossa kustannukset nousevat eksponentiaalisesti, mutta käyttöaste ja tuotto lisenssi-investoinnille jäävät jäävät heikoiksi.
💡 Varaa maksuton aloituskeskustelu ja näe, paljonko CRM maksaa liikaa.
Varaa auditointi >
Kolme merkkiä paisuneesta CRM-laskusta
CRM-kustannusten karkaaminen ei ole tyypillisesti yhden suuren virheen, vaan jatkuvan pienten, kyseenalaistamattomien lisäysten summa. Usein syyttävä sormi suuntaa lisenssitoimittajan suuntaan, jonka tulot riippuvat lisenssituloista sen sijaan, että saisivat palkkion asiakkaalle koituvasta hyödystä. Tässäkin asiassa asiakkaan on itse huolehdittava sijoituksensa tuotosta. Sen avuksi tämä artikkeli.
Tarkkaile ennen kaikkea seuraavia:
- Turhat lisenssit – The Ghost Users: Maksatte kymmenistä, jopa sadoista käyttäjistä, mutta aktiivisia järjestelmään kirjautumisia havaitaan vain murto-osalta. Haamukäyttäjien eliminointi on yleisin ja helpoiten korjattavissa oleva kuluerä. Sisäinen auditointi paljastaa usein, että entisten työntekijöiden tai projektiluontoisten käyttäjien lisenssit ovat jääneet aktiivisiksi ”varmuuden vuoksi”.
- Kalliit ominaisuudet ilman käyttöä (Feature Bloat): Premium-ominaisuudet, kuten monimutkaiset raportointityökalut, AI-ennustemoduulit tai integraatiot, kuulostavat myyntipuheissa mahtavilta, miten investointi kohottaa yrityksen! Nekin vaativat ylläpitoa ja hallintaa. Jos allaoleva liiketoiminta muuttuu (esim ICP tai asiakaspolku), tulee integraatioit, ennustemoduulit ja raportointityökalut päivittää. Hyvin usein näin ei käy, sillä kustannus voi olla kymmeniä tuhansia euroja. Jos premium-ominaisuuksia ei ole juurrutettu päivittäisiin prosesseihin, maksatte kalliista lisäosista, jotka keräävät vinoutunutta dataa, josta ei ole kenellekään hyötyä.
- Väärin mitoitettu paketti (The Growth Premium): CRM-toimittajat myyvät usein päivitystason paketin vedoten ”tulevaan kasvuun”. Ovatko nuo toiminnot tulevaisuudessakaan tarpeellisia? Miten sitten nyt? Tilanne voi johtaa siihen, että maksat toiminnallisuuksista, joita et edes tarvitse lähivuosina. Strateginen ja fiksu lähestymistapa on valita juuri nykyiseen tarpeeseen sopiva paketti ja skaalata vasta liiketoiminnan todistetun kasvun myötä. SaaS-hallintapalveluyhtiö Zylo on selvittänyt 2025 SaaS Mangement Indexissä, että yrityksien SaaS-kustannukset ovat kasvaneet vuosittain 9,3%, paljolti johtuen AI-hypestä ja tarpeesta ottaa käyttöön toimintoja, joille ei oikeasti ole käyttäjää saatikka omistajaa.
💡 Varaa maksuton aloituskeskustelu ja näe, paljonko CRM maksaa liikaa.
Varaa auditointi >
Tutkimusnäytöt: yritykset maksavat jopa 40% liikaa
Tämä ei ole pelkkää teoriaa. Tutkimusnäytöt kertovat:
“Noin 42 % CRM-lisensseistä jää käyttämättä.”
— Gartner (CRM License Utilization Study, CIO.com)
“Yritykset käyttävät keskimäärin vain puolet hankkimistaan ohjelmistolisensseistä.”
— Nexthink Software Waste Report, 2023
“SaaS-yrityksillä on vuosittain yli 135 000 USD arvoisia käyttämättömiä lisenssejä.”
— Blissfully SaaS Oversubscription Study
“Säästöpotentiaali on tyypillisesti 20–40 % ilman järjestelmän vaihtoa.”
— Zylo SaaS Management Index, 2025
Näin lasket yhden CRM auditointi – tuloksen: oman säästöpotentiaalisi, esimerkki:
| Kenttä | Kuvaus | Esimerkki |
|---|---|---|
| Käyttäjämäärä | Kuinka monella on CRM-lisenssi? | 50 |
| Keskihinta / lisenssi / kk | Keskimääräinen hinta per käyttäjä (sisältää lisämoduulit) | 90€ |
| Arvioitu käyttöaste (%) | Kuinka moni käyttää aktiivisesti (Tutkimuksen mukaan keskiarvo 55%) | 60% |
Laskutoimitukset:
- Käyttämättömät lisenssit = käyttäjämäärä * (1-käyttöaste)
- Vuosihukka € = käyttämättömät lisenssit * keskihinta * 12
Esimerkin tietojen perusteella:
Vuosihukka € = 50 käyttäjää * 90€ * 12kk * (1-0,6) = 21600€ vuodessa
Tämän lisäksi erilaiset premium-ominaisuudet voivat kasvattaa laskua 15-25%. Yhdistetty tyypillinen säästö yrityksessä kuin yrityksessä on 20-40%, kuten myös tutkimukset osoittavat.
ROFFIn CRM Cost & Fit Audit on puolueeton ja tarkka selvitys, jolla voidaan arvioida se todellinen vuosittainen investointi, joka optimaalisesti tarvitaan CRM-toimintojen kustannustehokkaaseen operointiin.
Seuraavaksi: CRM Cost & Fit Audit
💡 Varaa maksuton aloituskeskustelu ja näe, paljonko CRM maksaa liikaa.
Varaa auditointi >
ROFFIn ratkaisu: CRM auditointi on puolueeton ja tarkka näkemys
Miksi CRM-kulut karkaavat käsistä? Syy on usein siitä, että kyseessä on tyypillisesti myynnin omistama projekti, johon ei sovelleta muissa sovelluksissa käytössä olevia tuottavuusvaatimuksia. CRM:n hallinta on hajautettu tietohallinnolle ja liiketoiminnoille. Lisäksi usein CRM on otettu käyttöön kiireessä, ja sen jälkeen lisäyksiä on tehty pala palalta. Tästä kertyy vuosien saatossa kulurakenne, jota kukaan ei ryhdy kyseenalaistamaan.
ROFFIn CRM auditointi on nopea, datapohjainen keino saavuttaa kontrolli.
Kahdessa viikossa saat raportin, joka antaa johdolle faktat:
- Kustannusanalyysi: Mistä turhat kulut syntyvät ja kuinka suuri säästöpotentiaali on.
- Tarveanalyysi: Mitä ominaisuuksia organisaationne oikeasti tarvitsee juuri nyt.
- ROI-Näkymä: Säästöpotentiaali euroissa (usein 20–40 %) verrattuna nykyisiin kustannuksiin.
ROFFIn auditointi on kevyt ja riskitön. Se antaa sinulle luvut, jotka voit viedä suoraan hallituksen pöydälle: selkeän säästöpotentiaalin ja perustellun suosituksen paketista ja ominaisuuksista.
💡 Varaa maksuton CRM auditointi – palvelun aloituskeskustelu ja näe, paljonko CRM maksaa liikaa.
Varaa auditointi >
Usein kysyttyä CRM auditointi -palvelusta ja CRM-kustannuksista
Miksi CRM-lisenssit maksavat niin paljon?
CRM-toimittajat hinnoittelevat usein käyttäjäkohtaisesti ja tarjoavat lisämoduuleita premium-hinnoin. Yritykset ostavat varmuuden vuoksi laajempia paketteja, joita ei koskaan käytetä täysimääräisesti.
Miten voin tietää, maksaako yritykseni liikaa CRM:stä?
Tee käyttötarkistus: montako käyttäjää kirjautuu aktiivisesti ja mitä ominaisuuksia hyödynnetään. Jos käyttöaste on alle 70 %, maksatte todennäköisesti liikaa.
Tarvitseeko CRM-järjestelmää vaihtaa, jos kustannukset ovat korkeat?
Ei välttämättä. Usein kustannussäästöt löytyvät optimoinnilla – poistamalla turhat lisenssit, karsimalla päällekkäiset ominaisuudet ja säätämällä paketin oikeaan kokoon.
Paljonko CRM-auditointi voi säästää?
Tutkimusten mukaan yritykset voivat säästää 20–40 % CRM-kustannuksistaan ilman järjestelmän vaihtoa.
Kuinka nopeasti CRM Cost & Fit Audit valmistuu?
ROFFIn auditointi kestää noin kaksi viikkoa ja antaa johdolle selkeän, euromääräisen näkymän säästöpotentiaaliin ja suosituksen jatkotoimista.
💡 Varaa maksuton aloituskeskustelu ja näe, paljonko CRM maksaa liikaa.
Varaa auditointi >
Mitä seuraavaksi? Ohjaa käyttämättömiin lisensseihin kuluvat rahat takaisin kasvuun!
Älä maksa enää turhasta. Varaa 30 minuutin aloituskeskustelu CRM Cost & Fit Audit-palvelusta ja ota kontrolli CRM-kustannuksiin.
Linkit:
Gartner (CRM License Utilization Study, CIO.com) https://www.cio.com/article/267038/customer-relationship-management-gartner-study-finds-that-42-percent-of-crm-software-licenses-go-unu.html
Nexthink Software Waste Report, 2023 https://nexthink.com/press/half-of-software-licenses-goes-unused-by-employees-wasting-businesses-billions
Blissfully SaaS Oversubscription Study https://arieldiaz.medium.com/blissfullys-2020-saas-trends-report-part-2-saas-spending-and-breakdown-by-department-fed84e0e7789
Zylo SaaS Management Index, 2025 https://zylo.com/news/2025-saas-management-index/
